¿Cuánto cuesta dar de alta a una persona en la Seguridad Social? Costes y pasos (2025)

Contratar a alguien no es solo firmar un contrato: implica dar de alta en la Seguridad Social, calcular cotizaciones y cumplir trámites que generan costes directos e indirectos. ¿Te has preguntado realmente cuánto cuesta dar de alta a una persona en la Seguridad Social? Costes y pasos (2025) resume de forma práctica lo que debes conocer antes de incorporar a un trabajador o formalizarte como empleador.

En este artículo encontrarás una explicación clara de qué significa el alta en la Seguridad Social, cómo se reparten las cotizaciones entre empresa y trabajador, ejemplos de cálculo, los gastos ocultos que suelen olvidarse y los pasos administrativos para tramitar el alta en 2025. También repasaremos las bonificaciones y reducciones más importantes para reducir el impacto económico. Si vas a contratar, eres autónomo que va a contratar o simplemente quieres entender el coste real de una alta, aquí tienes una guía completa y práctica.

¿Qué significa dar de alta a una persona en la Seguridad Social?

Dar de alta a una persona en la Seguridad Social es el acto administrativo por el que la Administración reconoce que esa persona va a desarrollar una actividad laboral y, por tanto, debe cotizar. No es solo una formalidad: el alta genera obligaciones de cotización, derechos para el trabajador (sanidad, prestación por desempleo, jubilación) y deberes de la empresa o empleador. En la práctica, el alta vincula a la persona a un código de cuenta de cotización (CCC) y a un régimen determinado.

Piensa en el alta como el interruptor que pone en marcha la máquina de protección social. Sin ese paso no hay cobertura, y si se realiza tarde o de forma incorrecta, pueden aparecer sanciones y recargos.

Alta de trabajadores por cuenta ajena

Cuando una empresa contrata a un trabajador por cuenta ajena, debe comunicar el alta antes del inicio de la prestación laboral o, en algunos casos, en el mismo día. El procedimiento implica asignar al trabajador a la plantilla del centro de trabajo en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) y cotizar por diferentes conceptos: contingencias comunes, desempleo, formación profesional, FOGASA y otras posibles contingencias (horas extraordinarias, aportes por accidentes, etc.).

Para el empleador esto significa abrir un asiento contable mensual: liquidar las cotizaciones mediante el sistema de liquidación directa (conocido como SILTRA/RED o desde 2025 su evolución). Es habitual que la empresa haga una retención salarial para la parte correspondiente al trabajador y abone la suma total (su cuota + la retención) a la TGSS. Además, en el contrato debe figurar el tipo de jornada, grupo de cotización y salario que condicionarán la base de cotización.

Alta de autónomos y otros regímenes

El alta de un autónomo en la Seguridad Social se realiza en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) o regímenes específicos (por ejemplo, agrícolas, mar). Aquí el coste se calcula sobre bases de cotización elegidas por el propio autónomo dentro de los límites mínimos y máximos legales. En 2025 sigue existiendo flexibilidad para elegir base, aunque han cambiado las fórmulas de cotización por ingresos reales en ejercicios recientes.

El autónomo paga íntegramente su cotización mensual, salvo ayudas o bonificaciones temporales (tarifa plana, reducciones por pluriactividad). Además, si contrata personal, pasa a ser empleador a efectos de cotización y debe gestionar las obligaciones propias de la contratación por cuenta ajena. Por tanto, el coste de dar de alta a una persona varía mucho si quien contrata es una empresa con nóminas o un autónomo que asume prestaciones y coste de personal.

Dato clave: Dar de alta implica obligaciones mensuales y derechos. El coste inicial no es solo la primera cotización: incluye retenciones, seguridad preventiva, gestión administrativa y posibles bonificaciones a solicitar.

Costes directos al dar de alta: cotizaciones y bases

El coste más visible al dar de alta a una persona en la Seguridad Social es la cotización. Esa cotización se calcula sobre una base reguladora (base de cotización) y aplica diferentes tipos para cada contingencia. Para los trabajadores por cuenta ajena, la cotización se divide entre la empresa y el trabajador: la empresa abona la parte patronal y retiene la parte del trabajador en la nómina. Para autónomos, el pago es íntegro por parte del propio trabajador.

Las cotizaciones se componen habitualmente de:

• Contingencias comunes (cubren incapacidad temporal, jubilación, maternidad/paternidad).
• Contingencias profesionales (accidentes de trabajo y enfermedades profesionales).
• Desempleo y FOGASA (Fondo de Garantía Salarial).
• Formación profesional y otras aportaciones.

Distribución de cotizaciones: empresario vs trabajador

Para comprender cuánto cuesta dar de alta a una persona en la Seguridad Social, conviene ver cómo se reparte el esfuerzo económico. La empresa suele asumir un porcentaje mayor, que puede rondar entre el 23% y el 35% del salario bruto en función del convenio y de la naturaleza del contrato. El trabajador soporta mediante retención una parte que suele oscilar entre el 4% y el 7% para contingencias similares.

Ejemplo: si un trabajador tiene un salario bruto mensual de 1.500 euros, la empresa podría pagar alrededor de 350-450 euros en cotizaciones patronales; mientras que el trabajador vería deducidos 60-100 euros en su nómina. Esto es orientativo: los porcentajes exactos dependen de las tablas vigentes en 2025, de si hay horas extraordinarias, complementos o si la actividad entra en alguna tarifa especial.

Ejemplo práctico de cálculo (caso salarial)

Supongamos un salario bruto mensual de 1.500 euros. Para estimar el coste de dar de alta a una persona en la Seguridad Social, hay que calcular:

1. Base de cotización: suele ser el salario bruto más complementos, prorrata de pagas extras si procede.
2. Aplicar los tipos: por ejemplo, 28% de cuota empresarial total y 6% retenido al trabajador (valores ilustrativos).
3. Sumar la cuota patronal al salario bruto para obtener el coste total de empresa.

Con esos porcentajes, la empresa abonaría 420 euros (28% de 1.500) y descontaría 90 euros al trabajador (6% de 1.500), de modo que el coste efectivo para la empresa sería 1.920 euros al mes. Este ejemplo muestra que el coste real supera ampliamente el salario bruto y por eso es clave planificar presupuestos y valorar bonificaciones.

Costes indirectos y obligaciones administrativas

Además de las cotizaciones, dar de alta a una persona genera costes indirectos que muchas veces se subestiman. Hablamos de gastos en gestión (asesoría o departamento de recursos humanos), tiempo empleado en trámites, seguros complementarios, prevención de riesgos laborales, formación obligatoria o aportes a planes internos. Todos esos elementos incrementan el coste real de contratar y mantener a alguien en plantilla.

En pequeñas empresas o autónomos con plantilla reducida, la gestión puede suponer un porcentaje significativo del coste: contratar a una gestoría o dedicar horas internas a nóminas, comunicaciones y control del cumplimiento legal.

Gastos laborales adicionales (seguro, formación, prevención)

La normativa exige que el empleador garantice la seguridad y salud de sus trabajadores. Eso implica inversiones en equipos de protección, formación en prevención de riesgos, evaluaciones y, en muchos sectores, la contratación de seguros específicos. Además, hay costes por la adaptación del puesto, formación inicial y reciclaje profesional.

Estos gastos pueden ser periódicos (formación anual, mantenimiento de EPIs) o puntuales (adaptación de un puesto). Imagina una empresa que necesita equipo de protección para 5 trabajadores: el gasto inicial puede ser de cientos o miles de euros, según el sector. También es habitual crear partidas presupuestarias para sustituciones durante bajas y para días de formación que el trabajador no puede cubrir.

Sanciones y costes por errores en el alta

Errores al dar de alta —como demoras, asignación de una base incorrecta o alta en régimen inadecuado— pueden traducirse en sanciones económicas, recargos y obligaciones de regularización con intereses. Las inspecciones pueden requerir el abono retroactivo de cotizaciones y aplicar multas que varían según la gravedad.

Por ejemplo, un alta comunicada con retraso puede implicar el pago de las cuotas no ingresadas más intereses y sanciones. Además, durante una inspección laboral, los costes de subsanación y la posible reputación dañada pueden ser significativos. Por eso es recomendable usar canales electrónicos y verificar la documentación antes de formalizar el alta.

Pasos para dar de alta a una persona en 2025: trámite y documentación

Dar de alta requiere una serie de pasos administrativos que conviene conocer para evitar errores. Hoy, la mayoría de procedimientos son electrónicos, por lo que disponer de certificado digital o sistema de identificación (Cl@ve, firma electrónica) es casi imprescindible. El proceso general suele incluir la afiliación (si no existe), la comunicación del inicio de la relación laboral y la presentación de la información de cotización.

Los pasos concretos pueden variar según el régimen y la modalidad contractual, pero normalmente implican comunicación previa a la Seguridad Social y alegación de datos a la Agencia Tributaria si se trata de altas con retenciones fiscales.

Trámites electrónicos y plazos

Desde 2025, los trámites en la Seguridad Social se realizan preferentemente por vías telemáticas: el Sistema RED o el servicio de la TGSS para empresas. La comunicación del alta del trabajador suele notificarse de forma telemática con antelación o el mismo día de inicio del contrato. Es imprescindible respetar los plazos para evitar sanciones.

Si eres pequeño empleador sin experiencia, contratar una gestoría digital o utilizar plataformas de nómina simplifica el cumplimiento. El uso de la sede electrónica permite presentar los partes de alta y baja, modificar datos y consultar la vida laboral. Además, muchos procesos requieren enviar documentos como copia del DNI/NIE, contrato firmado y datos bancarios para domiciliación.

Documentación necesaria y modelos administrativos

Para dar de alta se solicitan habitualmente: identificación del trabajador (DNI/NIE/pasaporte), contrato de trabajo o datos contractuales, convenios aplicables, salario acordado y centro de trabajo. Entre los modelos administrativos están los formularios de comunicación de contratos y la información que alimenta los sistemas de cotización (TC1/TC2 electrónicos o su equivalente), así como los partes de alta en el caso de autónomos.

Si el trabajador no está afiliado, la empresa debe solicitar la afiliación previa. Para extranjeros, se exige documentación adicional como permiso de trabajo o acreditación de residencia en regla. La simplificación administrativa ha avanzado, pero la correcta cumplimentación de cada campo evita errores en la base de cotización o la asignación de códigos de contrato erróneos.

Ayudas, bonificaciones y reducciones que pueden reducir el coste

No todo es coste en bruto. Existen múltiples bonificaciones y reducciones que pueden rebajar de forma significativa lo que cuesta dar de alta a una persona en la Seguridad Social. Estas medidas están diseñadas para fomentar la contratación estable, la inserción de colectivos vulnerables y la empleabilidad juvenil. Antes de contratar, conviene analizar si el candidato o el tipo de contrato exime de parte de la cotización o permite descuentos.

Algunos incentivos se aplican automáticamente si se cumplimentan correctamente los datos; otros requieren solicitud previa o presentación de documentación adicional. Conocer las opciones puede convertir una contratación aparentemente cara en una inversión asumible.

Bonificaciones por creación de empleo y contratos específicos

Existen bonificaciones para distintos tipos de contratos: indefinidos, transformación de temporales en indefinidos, contratos formativos y contratos a menores de cierta edad. También hay reducciones para emplear a personas en desempleo de larga duración, víctimas de violencia de género o personas con discapacidad. En muchos casos, la bonificación es una reducción de la cuota empresarial durante un periodo determinado (por ejemplo, meses o años).

Imagina una empresa que contrata a un joven con contrato indefinido y puede aplicar una reducción del 50% de la cuota empresarial durante un periodo inicial; esto reduce drásticamente el coste mensual. Es esencial comprobar requisitos como la antigüedad en desempleo, la duración mínima del contrato y la exclusividad de la bonificación para evitar sorpresas.

Cómo solicitar y aplicar bonificaciones en la práctica

Aplicar una bonificación suele implicar marcar correctamente los códigos en la comunicación de alta y en el sistema de liquidación de cotizaciones. En ocasiones hay que presentar una solicitud previa a la administración competente o conservar documentación que justifique el derecho a la bonificación (certificados de discapacidad, informe de desempleo, etc.).

Si gestionas nóminas a través de una asesoría o software, asegúrate de que el sistema contempla la bonificación y la aplica en los boletines de cotización. Muchas empresas pierden ayudas por omitir un trámite o por no mantener la documentación actualizada. Por eso, planificar y consultar con antelación permite aprovechar al máximo las reducciones disponibles.

¿Cuánto tiempo tengo para dar de alta a un trabajador?

Debes comunicar el alta normalmente antes del inicio de la prestación laboral o, en el peor de los casos, el mismo día. El objetivo es garantizar que el trabajador quede cubierto desde su primer día. Si el alta se realiza con retraso, la Administración puede exigir el pago de las cotizaciones no ingresadas con intereses y, en casos graves, imponer sanciones. Para evitar riesgos, prepara la documentación y tramita el alta con antelación o utiliza servicios telemáticos que agilicen el proceso.

¿Qué diferencia hay entre base de cotización y salario bruto?

La base de cotización es el valor sobre el que se calculan las cuotas a la Seguridad Social; normalmente incluye el salario bruto y ciertos complementos (prorrata de pagas, complementos salariales). Sin embargo, no siempre coincide exactamente con el salario bruto; puede haber conceptos que no computen o que se prorrateen. La elección de la base (en el caso de autónomos) o los complementos aplicables (en asalariados) afecta directamente al importe de las cotizaciones y, por tanto, al coste de dar de alta a una persona.

Si soy autónomo y contrato a alguien, cuánto me costará?

Como autónomo que contrata, tendrás que asumir la cuota patronal correspondiente por ese trabajador además de tu propia cotización como autónomo. El coste dependerá del salario que pactes, la base de cotización elegida y las bonificaciones que puedas aplicar. Recuerda sumar también gastos indirectos: seguros, prevención, formación y costes de gestión administrativa. Conviene realizar un presupuesto detallado antes de contratar para conocer el impacto real en tu negocio.

¿Puedo aplicar bonificaciones desde el primer día de alta?

Sí, en muchos casos las bonificaciones pueden aplicarse desde el inicio del contrato siempre que se cumplan los requisitos y se indique correctamente en la comunicación de alta. No obstante, algunas ayudas requieren solicitud previa o la presentación de documentación adicional. Es recomendable comprobar las condiciones específicas del incentivo y conservar justificantes que acrediten el derecho a la bonificación para evitar posteriores devoluciones.

¿Qué sucede si me equivoco al dar el alta?

Si detectas un error, lo mejor es corregirlo cuanto antes. Dependiendo del fallo (base mal calculada, régimen incorrecto, fecha errónea), tendrás que presentar una regularización y, si procede, abonar las diferencias con intereses. En caso de inspección, los errores no subsanados pueden acarrear sanciones. Para minimizar riesgos, utiliza sistemas electrónicos y consulta con tu asesor o gestoría cuando tengas dudas.